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CFO如何选择企业ERP系统?

问题:没有任何ERP系统可以100%实现预期,很多使用者反映,ERP系统的实施可能是一场噩梦,获得预期收益不是那么容易实现的。CFO们如何为企业选择正确、适用的ERP系统?

ERP系统的核心功能涵盖了会计和财务、人力资源、销售管理、供应链管理、客户关系管理等多个方面,所以被视为企业的心脏、大脑和脊柱。因此,ERP系统的选择和实施是一项重要甚至有点冒险的事业。技术咨询机构Panorama Consulting Solutions的一项调查显示,2013年ERP项目平均花费280万美元,54%的项目费用超出预算,平均建设耗时16个月。

SAP Business One

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很多使用者反映,ERP系统的实施可能是一场噩梦,获得预期收益不是那么容易实现的。Panorama Consulting Solutions发布的2014年度报告证实了这一观点。

  • 无法准确预测的成本

Panorama在针对172家跨国公司进行的一项调查中发现,只有35%的受访者表示近年来ERP 的实施能在预算内完成;而34%的受访者反映他们实施ERP的费用超出预算至少26%。“大多数领导团队无法准确预测ERP投资的总体拥有成本。”

而对于实施ERP项目费用超出预算的原因,25%的受访者指出,那是因为项目的范围较之前的计划有所扩大;17%的受访者认为存在一些“意料之外的技术或组织问题”。

在建设时间上,调查发现了类似的结果:只有39%的受访者反映如期或提前完成ERP的建设;而34%的受访者表示建设时间比计划时间至少超出26%。另有47%至55%的受访者认为造成项目延迟的因素包括组织问题、范围扩大、技术问题和资源约束等因素。

49%的受访者认为他们的ERP系统带来的效益不及预期的一半。“企业通常希望降低建设成本和减少建设所需时间,而忽视快速、低价建设系统还涉及对业务案例等其他关键的测量。”

有一些公司依然可以实现某些预期收益。“根据我们的经验,增进组织互动、提高信息的可用性这些效果很容易在短时间内实现,但诸如提高生产力或改进数据的可靠性等需要更长的时间来实现。”Panorama公司表示。

调查显示,ERP前期投入资金平均需要25个月时间可以收回。不过投资回收期正变得越来越短:根据Panorama进行的年度调查,投资回收期已经连续第三年下降,平均累计下降22%。

鉴于此,很多企业的CFO会参与到ERP软件的选择中。“在销售中,我们接触更多的是CFO,而不是CIO。” 中级市场ERP解决方案提供商Navigator Business Solutions总裁Grant Fraser说。

中型企业的CFO有很多ERP系统供其选择。资深中级市场提供商Epicor Sage和Syspro都拥有大量的中型企业客户 (通常指企业年收入1000万美元至10亿美元之间的企业)。而随着财富1000强企业市场日益饱和,SAP、Oracle和微软这类ERP巨头也加入了中级市场竞争中,大规模投入研发和扩大ERP的功能广度。云计算服务供应商如NetSuite可以在某种程度上提供云功能,从而摆脱传统的内部软件模型的束缚。

那么,CFO们如何为企业选择正确、适用的ERP系统?本文提供下面的指导方针。先列出10个领先的供应商提供的中级市场ERP系统产品信息,然后在Tips中列出“演示脚本”,让供应商来证明其软件如何满足公司的需求。

需要注意的是,这里列出的所有供应商都可以提供广泛的会计和财务功能,包括多种税务和多货币功能。而总账、应收/应付账款、现金管理、信贷及收款、固定资产等功能已经成为ERP中级市场上竞争的筹码。

  • 重视缺口

在开始采购之前,企业首先要了解当前系统运作的优缺点。ERP咨询公司CFO Advisory Services资深总监Chuck建议项目团队对缺口进行分析,明确公司需要新系统来实现什么目标。例如,这些目标可能包括节约成本、提高流程效率、加快库存周转或适应海外扩张的能力等。

经过这样的分析就会生成一个“必备”功能清单。例如,物流供应商需要运输优化;而另一家销售力量较为分散的企业需要移动设备界面能够在平板电脑上下订单;第三家公司业务扩张到中国,需要能处理多种货币和多种税务功能的本地化解决方案。

制定明确、清晰的选择标准,即能够同时降低成本和风险。根据Panorama调查发现,91%的企业认为即使一般的ERP产品能满足其要求的所有功能,仍需要一定个性化的ERP来满足某些基本的业务需求。

但是,不可能有100%满足企业所有需求的ERP系统。“找到能满足80%的需求就可以了。” Langenhop建议,“从0开始构建解决方案和从基本符合80%需求的基础上逐渐调整这两种选择之间有巨大差别。”如果供应商能提供开发人员工具包,而企业员工又具有足够的IT资源,就可以对现有版本进行优化,而无需等待下一代版本。

为了弥补功能上的不足,中级市场ERP厂商与系统的实施者、经销商及应用伙伴结成了牢固的合作伙伴关系。这些第三方共同开发客户需要的应用程序,如自动交易监控或企业资产管理等。在这种情况下。CFO应该向供应商了解,哪个合作伙伴能提供自己需要的应用程序,该供应商及产品是否经过认证,以及有没有其他的使用案例可以参考。

  • 自动化

日常财务功能自动化带来的改进是可以衡量的,例如消除手工对账,或缩短月结天数。有的中级市场ERP系统包含一个自动化工具集。Unit4提供的 Agresso Workflow能够使用户直观地定义规则和流程(如请购单和发票等),并执行审批等流程。Syspro的工具集包括过程建模、工作流和消息传送,将关键事件通过电子邮件或其他通讯通知到关键的人。Unit4和Syspro的工具集都能使企业用户在无需IT人员参与下创建流程并使其自动化。这种自动化也应该在产品展示的环节中得以展示。

软件即服务(SaaS)ERP供应商NetSuite saas 在产品中加入了类似方便用户使用的功能。COO Jim McGeever说,“我们的平台和产品建立的初衷都是为了让CFO和业务分析师这类不太了解技术的普通人通过简单的点击就可以获得定制化服务。”McGeever补充道,尤其是SaaS模型允许用户对软件功能进行自定义,而不用担心升级已有的定制化不可用。

这也是在选择软件时需要明确提出的要求:基本的功能可以定制,并且在系统升级时这些定制化功能可以直接迁移。

  • 商业智能

所有的中级市场ERP提供商都可以提供商业智能和数据挖掘功能。但企业在采购前需要确认该系统生成的数据与自己的企业和业务相关性强、工具使用便利而且容易配置。这也是在采购前要求厂商演示的必要性之一。

治理、风险及合规管理能力

在某些受严格管制的行业,如医疗设备、跨国公司和有严格立法制约的行业,对企业治理、风险及合规性的要求都是企业实施ERP系统的强大驱动力。

其实,不止SAP和Oracle等一级供应商可以提供GRC解决方案,中级市场供应商Epicor和Sage也可以提供GRC解决方案。例如,Epicor的GRC软件可以提供符合国际会计准则、国际财务报告准则,甚至像欧盟报废电子电气设备指令等细分标准的解决方案。

此外,还需要对某些特定标准进行差距分析。如果一家美国企业正在进行全球扩张,那么供应商提供的合规解决方案必须要符合《海外反腐败法》,或当地的标准,以及供应商能否跟上相关法规发展步伐、更新软件补丁或自动升级软件。

iCloud

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  • 混合云

CFO们偏爱云计算主要有三大原因,恩富公司行业和解决方案策略总监Mark Humphlett解释说,“这三大重要因素分别为快速交付、操作灵活和成本节约。”企业通常已经对管理人才、费用和客户关系云系统做了长期部署,“有了ERP云产品就有信心通过ERP云服务快速实现业务流程的转换和更新。”

Panorama Consulting 2014年的调查报告发现,通过云服务可以为企业节约相当可观的一部分成本。46%的公司称云服务为自己的公司节约了至少41%的成本。但咨询公司同时发现了企业对云服务使用有所谨慎,新采用云计算或saas ERP系统的企业数量占比从2013年的26%下降到2014年的15%。约30%的企业担心存在 “安全漏洞风险”。Panorama总裁Eric Kimberling认为这是一种误解。

“这些供应商的全部业务就是提供SaaS或托管解决方案。” Kimberling解释说。这些方案不仅对于增强安全有“经济激励”,而且就无故障运行时间而言,他们的能力超越了任何IT部门。

大多数基于云计算的中级市场ERP用户都会采取一种混合模式,将内部ERP系统和基于云的存储平台相结合,进行选择性使用。但Forrester研究公司从实例中发现,即使有内部ERP作为支撑,SaaS仍然具有不可替代的经济优越性,因为它的速度更快、敏捷性更高以及成本和风险的壁垒较低。

  • ERP的消费化

ERP系统不再局限于少数的精英人士使用,在任何一家企业,任何人都应该可以用它来改善绩效。逐渐地,这就发展成为一种“消费化”—— 类似于网络、社会、消费者和移动技术的使用。“我们希望每个人都能通过使用NetSuite的ERP系统来影响企业的经营结果。”

移动ERP接口正在快速成为行业标准。如SYSPRO 7已经加入了一个不需要设备支持的移动平台,支持包括ipad、iphone和Android手机在内的任何移动设备。

大多数现代应用程序都具备一定的社交能力——成为内部沟通和与客户合作的工具。Epicor的全面社交化交互系统就是一个社交平台,使企业的ERP向每个成员开放。这样,员工就可以第一时间获得重要信息。

中级市场的最后一个价值主张是,解决方案通常由销售商或其增值经销商来销售,销售商在销售时会弱化搭建成本和风险。“一般来说,中级市场提供商会提供端到端的服务,所以能够很好地完成销售和服务工作。”Syspro美国总裁Joey Benadretti说。她还指出,安装启用需要三至九个月的时间。一些中级市场供应商会将成本和预算超支的风险进行合理分配,例如Sage会提供固定的安装价格和退款保证。

  • 十大易发失误

ERP软件实施失败通常是由大事件中隐藏的各种微小、看似无关的细节导致的。这会为企业的劳动力成本、延误、停工、生产率和设备等多方面带来损失,此外还有高管层的形象和信誉,并损害贵公司的品牌诚信度。那么,ERP在实施过程中有哪些失误呢?

ERP软件是一个完整的技术解决方案,无缝连接整个生产、库存、财务、质量保证、合规、销售等等环节,使实时、关键的业务功能和信息变得可见。数据的收集、存储、管理和解释都在一个集中的数据库中进行,集成的商业智能为数据的分析和可视化及加快报告发布提供了强大的方法支撑,最终提高了生产效率和盈利能力。ERP的成功实施离不开严密的计划、详细的预算以及对结果的预期。

  • 缺少支持

CEO应该鼓励高层管理人员和决策者站到指挥岗位上,担任企业沟通的“桥梁”,使全公司都认识到这一任务的重要性,所有的人务必同舟共济。每个员工都应该清楚实施ERP的目标并了解时间表。

  • 需求评估不足

如果企业对自身优势、能力和缺陷认识不足,如何才能正确地确定ERP需求并制定相应的目标呢? 首先,公司应该对运营进行详细的评估,并听取所有利益相关者的意见。“所以,全面评估是非常必要的,记录下最关键的需求。该公司还需要了解ERP系统完全按要求完成的重要性。鉴于未来存在一定的不确定性,因此ERP供应商应该确保系统具有较大的灵活性。清楚了解企业要求和最适合企业的ERP解决方案的类型是企业决策的关键。

  • 总体规划不足

由企业内部熟悉生产过程的员工组成一个内部项目团队,其中要有人具备技术背景,如果具有ERP实施经验的就更好。该团队应该专注于变革管理和明确智能(具体的、可衡量的、可实现的、现实的和及时的)目标。如果你的团队关键领域存在不足,可考虑聘请外部顾问。然后,设置项目优先级。企业必须给予团队一定的授权。

  • 数据迁移计划缺失

数据是无价的,这就是ERP软件的重要性。所以,提前设定好程序和保障措施,以防数据不可用、损坏或丢失。决定保存多少历史数据。如果有必要,对过时或冗余数据进行清理和格式化。早期先迁移静态数据可能迁移的,动态数据可以保留到最后。注意:从旧的系统将数据迁移到新的ERP软件是最耗时的环节。

  • 没有清晰的时间表或预算

不同的企业对于ERP实施的时间计划是不同的。有的企业为了更好地控制过程,会放慢搭建进程。不过,在现实中,很多企业会选择加快搭建进程,这也常常成为失败的主要原因;要么遗漏了某些细节,要么没有完成培训,或者关键决策没有经过审查,最终企业要承受由此带来的后果。没有清晰的时间表容易导致工作懒散,从而使费用严重超出预算。

  • 对供应商缺乏调查

要避免ERP供应商的能力与企业的需求不匹配。企业应该多参考几家供应商,对每个ERP解决方案进行背景调查。看他们的从业时间;是否能满足你的特定行业或企业的需求;是否具有足够灵活的商业模式满足企业不断变化的需求;有没有参考案例;解决方案是否全面,有没有经验丰富的团队参与规划、实施、培训和提供持续的支持;他们表现得像合作伙伴,还是推销员。只有供应商能够满足自己的需求,最终才会带来令人满意的成果。

  • 不理解或不使用关键特性

如果对ERP软件的功能缺乏了解、培训,或管理层没有推进全面实施,最终会造成资源的浪费。

  • 系统故障

在正式运行ERP软件之前进行测试是非常必要的——尽可能模拟用户数量和行为,对过程进行调整,避免意外停机。

  • 培训不充分

如果企业不重视培训,那么上线ERP就会伴随一定的风险,也不会在未来获得最佳投资回报。大多数ERP厂商会在产品上线后提供后续的服务和支持。企业的员工在接受了厂商的培训后,再根据自己的行业、独特的生产流程甚至加入自己的个人特色,是很重要的。

  • 保留原有应用程序

保留并使用老技术(遗留应用程序),除了供参考之外,通常会导致生产效率低下、容易使员工混淆;企业可以继续支付遗留应用程序的维护、硬件更换和升级并使之与ERP相配合。但真正在ERP实施后就应该与遗留应用程序说再见了。

【SAP是全球最大的ERP系统供应商。从 1972年成立至今,全球有 120多个国家的超过 200,000家客户正在运行 SAP软件,财富500强85%以上的企业从 SAP的管理方案中获益。因此,SAP被誉为世界 500强背后的管理大师。】

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